Grundlage jeder Wohnungseigentümergemeinschaft sind die Teilungserklärung und der Aufteilungsplan.
Durch die Teilungserklärung wird das Eigentum an einem Grundstück in Miteigentumsanteile aufgeteilt, so dass mit jedem Grundstücksanteil das Sondereigentum an einer bestimmten Wohnung oder an bestimmten Räumen, die sich auf einem dem Grundstück zugehörigen Gebäude befinden, verbunden wird. Die Teilungserklärung beschreibt so das zugeordnete Sondereigentum und nimmt Bezug auf den Aufteilungsplan, welcher als Anlage der Teilungserklärung beigefügt ist. Der Aufteilungsplan ist auf diese Weise Bestandteil der Teilungserklärung.
Im Regelfall enthalten Teilungserklärungen neben der eigentlichen formellen Aufteilung im Teil 1. als 2. Teil noch die sog. Gemeinschafts- bzw. Miteigentümerordnung. Diese regelt das Verhältnis der Wohnungseigentümer untereinander und kann – soweit das Gesetz abdingbar ist – vom WEG abweichende Bestimmungen enthalten.
Die Teilungserklärung wird vom Notar gefertigt und beglaubigt. Eine Beurkundung hingegen ist nicht erforderlich.
Die Teilungserklärung wird sodann beim zuständigen Bauordnungsamt geprüft und genehmigt, wobei insbesondere die Abgeschlossenheit jeder Wohneinheit geprüft wird. Es wird auf dieser Grundlage dann die Abgeschlossenheitserklärung und Teilungsgenehmigung erteilt. Die einzelnen Einheiten können nun einzeln verkauft werden.
Fast immer wird die Teilungserklärung mit einer Gemeinschaftsordnung ergänzt, in der die Rechte und Pflichten der Eigentümer zueinander, Stimmrechte in der Eigentümerversammlung, Umlageschlüssel für Kosten und Lasten usw. auch abweichend von den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes geregelt werden können.
Die Teilungserklärung legt meistens den Umlagemaßstab für die Betriebs- und Heizkosten fest. Ist keine Festlegung getroffen worden, gilt der gesetzliche Verteilungsmaßstab – Verhältnis der Miteigentumsanteile (§ 16 Abs. 2 WEG). In beiden Fällen können die Wohnungseigentümer seit Juli 2007 allerdings durch Beschluss mit einfacher Mehrheit einen abweichenden Umlagemaßstab bestimmen.
Grundsätzlich kann die Teilungserklärung nur durch Vereinbarung aller Eigentümer geändert werden, soweit es die sachenrechtliche Zuordnung betrifft zudem nur in notarieller Form. Mehrheitsbeschlüsse reichen bis auf wenige Ausnahmen nicht aus. Änderungen der Teilungserklärung oder der darin enthaltenen Regelungen müssen im Grundbuch eingetragen werden, um Wirksamkeit gegen den Sonderrechtsnachfolger zu entfalten.